Compliance Richtlinie der IHK Braunschweig

1) Präambel

Die IHK nimmt als Körperschaft öffentlichen Rechts und Selbstverwaltungsorgan der Wirtschaft staatliche Aufgaben der Wirtschaftsförderung und Wirtschaftsverwaltung nach dem IHK-Gesetz und staatliche Aufgaben der Berufsbildung nach dem Berufsbildungsgesetz mit folgendem Leitbild wahr:

  • Die IHK Braunschweig vertritt branchen- und regionsübergreifend die Interessen ihrer Mitgliedsunternehmen und trägt als Plattform für Informationsaustausch zum Abgleich unterschiedlicher Mitgliederinteressen bei.
  • Sie wirkt gemäß Berufsbildungsgesetz an der Ausbildung der beruflichen Nachwuchskräfte mit und gewinnt aus ihren Mitgliedsunternehmen rund 1.600 Prüferinnen und Prüfer für ehrenamtliche Mitarbeit.
  • Sie ist strikt kundenorientierte Dienstleisterin für ihre Mitgliedsunternehmen sowie für Existenzgründer und Andere. Sie bedient deren Informationsbedarf zur Aus- und Weiterbildung, zur Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Wissenschaft, zum Braunschweiger Wirtschaftsraum und zu anderen wirtschaftsrelevanten Fragen.
  • Die IHK setzt sich gegenüber der Politik und Verwaltung und in der Öffentlichkeit für die notwendigen Rahmenbedingungen erfolgreichen unternehmerischen Wirtschaftens ein, zum Beispiel in den Bereichen Unternehmensbesteuerung, Ordnungspolitik und Infrastruktur.
  • Die IHK versteht sich bei ihren Initiativen, Stellungnahmen und Gutachten als kritische und konstruktive Gesprächspartnerin und Impulsgeberin für Politik, Verwaltung, Institutionen und Verbände.

Die unbedingte Beachtung gesetzlicher Vorschriften sowie die Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit sind oberstes Gebot der IHK. Sie bilden die Grundlage für alle Handlungen der IHK, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, bei der Wahrnehmung des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin tätig wird. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen folgt aus dem Bewusstsein der besonderen Verantwortung, die der IHK als Körperschaft des öffentlichen Rechts an der Schnittstelle zwischen der Ausübung von Staatsgewalt und Interessenvertretung zukommt. Jeder Mitarbeiter ist bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben für die Einhaltung dieser Grundsätze verantwortlich.

2) Verhalten bei Entscheidungen

Die IHK lässt in der Wahrnehmung ihrer gesetzlich zugewiesenen öffentlichen Aufgaben größtmögliche Offenheit und Nachvollziehbarkeit ihrer Entscheidungen walten. Soweit bei einer Entscheidung die Gefahr von Konflikten zwischen Eigeninteressen einzelner Mitarbeiter und dem unparteiisch abzuwägenden Gesamtinteresse der Wirtschaft besteht, sind diese Eigeninteressen gegenüber der Hauptgeschäftsführung offen zu legen.

3) Vertretung des gesamtwirtschaftlichen Interesses

Die IHK berücksichtigt bei der Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft die Interessen großer, mittlerer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Persönliche, einzelunternehmerische und im Widerspruch mit dem gesamtwirtschaftlichen Interesse stehende Brancheninteressen haben hinter dem Gesamtinteresse der Wirtschaft zurückzustehen. Die IHK ist parteipolitisch neutral. Die Mitarbeiter haben diese Grundsätze bei der Positionierung im Namen der IHK gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zu beachten. Die Besetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter besonderer Beachtung dieser Grundsätze.

4) IHK als Dienstleisterin ihrer Mitglieder

Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie zum Beispiel Veranstaltungen, darf keine überschießende Eigenwerbung des Dritten erfolgen. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern sind nur zulässig, wenn keine Interessenkonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK, insbesondere zu ihren dort ausgeübten Serviceaufgaben, bestehen.

5) IHK als Geschäftspartnerin

Die IHK handelt im Wirtschaftsverkehr nach den hergebrachten Grundsätzen eines ehrbaren Kaufmannes und vergibt Aufträge unter Anlegung strenger Maßstäbe an die Qualität ausschließlich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Dabei werden grundsätzlich mehrere geeignete Anbieter zu Angeboten aufgefordert.

6) Zuwendungen und Sponsoring- oder sonstige Unterstützungsbeiträge gegenüber Politik, Geschäftspartnern und Dritten

  • a) Grundsätzliches
    Die Mitarbeiter dürfen ihre privaten Interessen mit denen der IHK nicht vermischen. Die Arbeitsweise muss gewährleisten, dass der Umgang mit Geschäftspartnern (z.B. Kunden oder Mitglieder, Lieferanten oder Dienstleister, sowie Dritte, mit denen derartige Geschäftsbeziehungen aufgenommen oder angebahnt werden sollen) und Wettbewerbern sowie Amtsträgern (sämtliche entscheidungsbefugte Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes, aber auch leitende Mitarbeiter von Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist oder Private, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen) transparent ist und jederzeit nachvollzogen und überprüft werden kann.
    Außerdem ist bei allen Zuwendungen (z. B. Geschenke, Bewirtungen, Einladungen zu Veranstaltungen und sonstige Vergünstigungen oder das Erbringen einer Dienstleistung oder die Übernahme von Reisekosten) das Erfordernis der Sozialadäquanz, d.h. die Geschäftsüblichkeit der Zuwendung und die Angemessenheit ihres Werts im Hinblick auf den persönlichen Lebensstandard der Beteiligten, zu beachten.
    Die Vorgesetzen oder die Hauptgeschäftsführung sind über interne Organisationsstrukturen, die Korruption begünstigen könnten, und über alle sonstigen Zweifelsfälle zeitnah zu informieren.
    Entspricht eine Zuwendung den Prinzipien und Werten der IHK und befindet sich nicht im Widerspruch zur Compliance-Richtlinie, so können ungeachtet dessen steuerliche Verpflichtungen sowohl auf Seiten der IHK als auch auf Seiten des Mitarbeiters oder sonstigen zu beachten sein. Zweifelsfragen sowohl in Bezug auf erhaltene als auch gegebene Zuwendungen sind vorab mit dem zuständigen Steuerbereich abzuklären.
  • b) Annahme von Zuwendungen
    Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, seine Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahrzunehmen. Zuwendungen außerhalb von allgemeinüblichen Aufmerksamkeiten, insbesondere im Zusammenhang mit dem Erlass von Hoheitsakten, der gesamtwirtschaftlichen Interessenvertretung sowie der Vermittlung, Vergabe, Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen, dürfen weder gewährt noch angenommen werden. Sponsoringbeiträge für Maßnahmen der IHK dürfen nur nach sorgfältiger Prüfung durch die Hauptgeschäftsführung angenommen werden. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und unbeeinflussten Entscheidungsfindung werden dabei besondere Aufmerksamkeit gewidmet.
    Zuwendungen im Rahmen allgemein üblicher Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 40 Euro dürfen Mitarbeiter nur dann annehmen, wenn bereits der bloße Eindruck ausgeschlossen ist, dass diese als Gegenleistung für ein bestimmtes, vom Zuwendenden gewünschtes Verhalten gewährt wird. Die Annahme muss also über jeden Zweifel an der Lauterkeit des Vorgehens erhaben sein.
    Mitarbeiter dürfen nur freiwillig gewährte Zuwendungen annehmen. Ein Fordern von Zuwendungen ist in jedem Falle unzulässig.
    Geldgeschenke oder nicht marktübliche Rabatte dürfen Mitarbeiter weder fordern noch annehmen. Dasselbe gilt für unentgeltliche oder nicht marktüblich vergütete Dienstleistungen von Seiten Dritter für den privaten Bereich oder das Arbeitsumfeld eines Mitarbeiters (z.B. Leistungen Dritter zur Ausgestaltung von betrieblichen Einrichtungen oder Veranstaltungen), die außerhalb des geschäftsüblichen Rahmens liegen. Solche Angebote sind ausnahmslos zurückzuweisen.
  • c) Anzeigepflicht
    Grundsätzlich sind sämtliche Zuwendungen ab einem Wert von 25 Euro anzeigepflichtig an die Geschäftsführung. Dies kann per E-Mail an den Abteilungsleiter und bei dessen Abwesenheit an den Hauptgeschäftsführer erfolgen.
    Beide Stellen können die Annahme der Zuwendung unter Abwägung der Umstände des Einzelfalles untersagen. Übliche Werbegeschenke, wie Schreibutensilien oder allgemeine Verköstigungen und Erfrischungen, sowie sonstige übliche und geringwertige Werbegeschenke sind damit von der Anzeigepflicht ausgenommen.
  • d) Gewährung von Zuwendungen
    Die Gewährung einer Zuwendung muss im dienstlichen Interesse erfolgen. Mitarbeiter dürfen Zuwendungen nur dann gewähren, wenn bereits der bloße Eindruck ausgeschlossen ist, dass diese als Gegenleistung für ein bestimmtes, vom Zuwendenden gewünschtes Verhalten gewährt wird. Das berechtigte geschäftliche bzw. dienstliche Interesse der IHK an der Gewährung der Zuwendung muss plausibel sein und im Rahmen ihrer Ziele und Werte liegen.

    Geldgeschenke und Rabatte dürfen nicht gewährt werden.

    Bei Zuwendungen an Amtsträger ist die Gewährung von der Zustimmung des jeweiligen Dienstherren abhängig zu machen. Ohne Abstimmung mit dem Vorgesetzen oder der Hauptgeschäftsführung dürfen den Amtsträgern keine über geringwertige Aufmerksamkeiten (z.B. Kaffee, Erfrischungsgetränk, Sandwich, Kugelschreiber, Schreibblock etc.) hinausgehenden Zuwendungen gewährt werden. Der Amtsträger ist im Voraus darauf hinzuweisen, dass er in eigener Verantwortung vorab die Erlaubnis seines Dienstherrn einholen muss.

  • e) Sponsoring und Spenden
    Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK darf nicht zur Erwirkung von wirtschaftlichen Vorteilen für private oder persönliche Zwecke eingesetzt werden. Bei der Vergabe von Spenden und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, sind die Grundsätze uneigennützigen Handelns zu beachten.
    Die Gewährung oder Annahme von Sponsorings oder Spenden bleibt allein der Hauptgeschäftsführung vorbehalten, die die Vereinbarkeit mit der Compliance- Richtlinie überprüft.

7) Finanzen/Umgang mit Mitteln der Mitglieder

Die IHK verwaltet und verwendet die Pflichtbeiträge ihrer Mitgliedsunternehmen sparsam mit bestmöglicher Wirtschaftlichkeit und ausschließlich zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und satzungsmäßigen Aufgaben. Sie legt ihre Wirtschaftsführung und ihre finanziellen Verhältnisse nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung zeitnah und nachvollziehbar in geeigneter Weise offen.

8) Vertraulichkeit

Die IHK bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller Informationen und der bei ihr vorhandenen Daten. Sie nimmt diese Verantwortung unter besonderer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes, der Geschäftsgeheimnisse und sonstigen betrieblichen Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie stellt sicher, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für die Mitarbeiter der IHK über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus.

9) Wettbewerb

Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb gleichermaßen wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Eigene wirtschaftliche Betätigungen der IHK erfolgen nur zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft. Sie verfolgt hierbei keine eigenwirtschaftlichen Interessen. Die IHK setzt sich insbesondere durch die bei ihr eingerichtete Schlichtungsstelle bei der Wahrung des Wettbewerbs für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unparteilich und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen.

10) Verhalten gegenüber Mitarbeitern

Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter, sieht die ständige Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter als vorrangige Aufgabe an und stellt hierfür geeignete Mittel und die erforderliche Zeit zur Verfügung. Diskriminierungen und Belästigungen werden sanktioniert. Gesetzliche Regeln werden ausnahmslos eingehalten. Die Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter.

Braunschweig, 17. April 2014

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