Grundsätzlich sollten Anfragen aus dem Ausland immer beantwortet werden, auch dann wenn Sie unter Umständen an einem neuen Auftrag zur Zeit nicht interessiert sind. Die Wettbewerbslage kann sich jederzeit ändern und dann können geknüpfte Geschäftsbeziehungen von Nutzen sein. Ein einmal verprellter Kunde kommt so leicht nicht wieder. Außerdem ist es ein Gebot der Höflichkeit, Anfragen umgehend zu beantworten.
Einer gezielten Anfrage durch einen Interessenten sollte der Exporteur mit einem aussagefähigen Angebot antworten. Bei der Kalkulation des Exportpreises müssen alle dem Exporteur zusätzlich entstehenden Kosten beachtet werden. Gemäß den vertraglich vereinbarten Lieferbedingungen (INCOTERMS) können zu den üblichen Kosten noch entsprechende Transport- und Transportversicherungskosten, Be- oder Entladekosten, Lagerkosten, Finanzierungs- und Kreditversicherungskosten sowie Einfuhrabgaben des Empfangslandes hinzukommen. Bei der Erstellung des Angebotes ist somit unbedingt darauf zu achten, ob und gegebenenfalls welche INCOTERMS verwendet werden. Der so ermittelte Verkaufspreis lässt einen Vergleich mit den marktüblichen Preisen im Empfangsland zu.
Wichtige Bestandteile des Angebotes
Es ist zweckmäßig alle wichtigen Vertragspunkte bereits in das Angebot mit einzufügen. Folgende Bestandteile sollten auf jeden Fall Inhalt eines Angebotes sein:
- Angebotsgegenstand (mit Beschreibung des Artikels)
- Möglichkeiten in der Ausführung (Farbe, Design)
- Verbindliche Preise in der entsprechenden Währung
- Eventuelle Nachlässe (Rabatte, Skonti usw.)
- Lieferbedingungen (Lieferzeit, INCOTERMS)
- Zahlungsbedingungen (z.B. Kassa gegen Dokumente, Stellung eines unwiderruflichen, bei Lieferung fälligen Akkreditivs eines Geldinstituts usw.)
- Verpackungsart
- Verbindlicher Zeitraum für die Gültigkeit des Angebots
- Hinweis auf den Gerichtsstand bei Streitigkeiten
Ein professionelles Angebot
Im Schriftverkehr mit ausländischen Kunden sollte der Grundsatz beachtet werden, Briefe in der Sprache zu beantworten, in der sie abgefasst sind. Sollte dies nicht möglich sein dann mindestens in einer in dem jeweiligen Absatzgebiet bevorzugten Fremdsprache (z. B. in Englisch, Französisch oder Spanisch). Nach Möglichkeit sind dem Angebot Warenproben, Prospekte (falls nicht in der Landessprache des Interessenten, dann in einer internationalen Sprache), Kataloge, technische Beschreibungen usw. beizufügen. Das Angebot sollte in Form und Inhalt klar und gefällig gestaltet sein. Bei der Abfassung sollte mit größter Sorgfalt gearbeitet werden.
